Negozioen korrespondentzian lehen ezagunean sistema oso konplikatua dela iruditzen zait. Izan ere, negozio-gutunen mota desberdinetakoak organismoan elkarreraginean dauden pertsonen beharretara egokitzen dira.
Lankidetzarako gutuna
Lehendabiziko bazkide posibleen arteko lehen zubia lankidetzarako negozio gutun bat da normalean. Bi enpresetako ordezkariak dagoeneko ezagutu eta aurretiazko negoziazioak egin ahal izango dira, baina kontaktu ofizialak lankidetzarako gutun bat izango da.
Dokumentu honen puntu garrantzitsuak:
- pertsona jakin bati ihardetsi;
- bilera edo enpresa honi buruzko informazio iturriari buruzko erreferentzia;
- Gaia substantzia laburpena;
- taulak, prezioak eta bestelako informazio osagarria hobeak dira aplikazioan bidaltzeko.
Enpresa gutunaren bilera
Arrakasta izanez gero, hurrengo urratsa bilera negozio gutun bat izango da. Enpresa-gutunen mota honek negoziazioen tarteko bitarteko kopurua murriztu dezake eta hurrengo bilera arrakastatsua eragiten du. Interesdunak xehetasun txikiena xehetasunen inguruan pentsa ditzake:
- araudia;
- agenda;
- artikuluak eztabaidatzeko gaiak;
- Prozesuan sor daitezkeen bigarren mailako gaiak azaltzen ditu;
- informazioaren aplikazioak prestatzea, beste alde batetik bilera aurretik irakurtzea gomendatzen dela.
Enpresa gutuna zuhurragoa izango da negoziazioen emaitzetan eragina izan dezaketen gaizki-ulertzeak, desadostasunak eta beste une desatseginak ekiditeko. Negoziazioen emaitzetan oinarrituta, beste bilera gutun bat biltzeari buruz idatzia dago, baina lortu ditugun emaitzei buruzko txosten baten bidez. Helburu berdina du: ziur egon bazkideek hitzarmenak behar bezala interpretatzen dituztela ziurtatzeko. Bigarren alderdia biltzarraren minutuak berretsi edo egunez eguneko aldaketak egiteko gonbidatuta dago.
Beste negozio korrespondentzia mota batzuk
Dagoeneko ezarritako harremanak, maizago, negozio gutun mota hauek, esate baterako, gutun-eskaera enpresa bat eta, horren arabera, gutun-erantzun bat. Agirietan egindako aldaketak edo informazio gehigarria behar denean, enpresa batek beste eskaera gutun bat bidaliko du.
Lehendik dauden negozio-harremanak mantentzeko edo beste berri batzuk ezartzeko, gutun-gonbidapen eta negozioen gutunak bezalako negozio gutunak eskaintzen dira. Konpainia, erakusketa, mintegia eta abar antolatu ahal izango ditu enpresak, eta bazkide errealak eta potentzialak gonbidatu, kudeatzeko pertsona edo talde osoarentzat. Salmenten gutun bat bidaltzeko merkeagoa izango da, baina itzulera askoz txikiagoa da.
Negozioen protokoloak eskerrona eskeintzen du, kontratua edo beste lankidetzaren eskaera betetzeko.
Negozioaren zenbait korrespondentzia idazteko zailagoa izan daiteke. Hauek dira:
- negozio gutun ukatzea;
- negozio gutuna apologies;
- negozio gutun-erreklamazio;
- negozio gutun-eskaera.
Dokumentu hauetan bereziki garrantzitsua da benetako eta errespetuzko tonua mantentzeko. Eskaera-gutunari dagokionez, negozio-etikaren arauen arabera, eskabidea egongo litzatekeenean, hauteskunde-ereduak ere erabiliko dira.
Zer bilatu negozio korrespontsoan:
- negozio gutuna egiteko momentu garrantzitsua pertsona jakin bati erakargarria da, izen osoa, posizioa, izen komertzialaren ortografia zuzenarekin;
- negozio gutun elektronikoa edo paper bat idazten duzun ala ez kontuan hartu gabe;
- etika, zuzentasuna eta errespetua - negozio gutunen tonu onargarria bakarrik.
- gutunak estilo lehorra eta negozio estiloa eduki behar luke - hobe da hizketa arruntetik txandaka emozionalak saihestea.
Negozio gutuna kontuan hartuta, ñabardura hauetakoren batean idatzita, zure igorlearen inpresio hobea egongo da. Eta negozio munduan, ateak irekiko ditu.